Программа для составления бюджета предприятия. Программа автоматизации бюджетирования. Основные возможности программы

Бюджетирование – так называется сумма всех процессов внутри предприятия, которые связаны с:

• Разработкой бюджетных стратегий
• Планированием бюджета
• Отслеживанием и контролем движения средств
• Анализом и корректировкой принятых бюджетов
• Отчетностью по исполнению бюджета

Ещё недавно считалось, что автоматизация бюджетирования нужна только для самых крупных компаний, где работают сотни сотрудников. Но сейчас всё больше руководителей приходят к пониманию, что прозрачный и понятный бюджет, а также простое управление им необходимы любой компании.

Что даёт автоматизация бюджетирования

Зачем нужно проводить автоматизацию управления бюджетом? Данная инициатива обеспечивает целый ряд преимуществ:

• Построение бюджетной стратегии, то есть приоритетных целей, под которые нужно выделять бюджет. Цели выстраиваются в иерархию.
• Планирование бюджета. Сюда входит ежегодное, ежеквартальное, ежемесячное, еженедельное планирование. Это касается и приходной, и расходной части.
• Контроль бюджета.
• Анализ бюджета: какие статьи дают больше всего прихода и расхода, какие траты оказались целесообразными, а какие нет.
• Корректировка бюджета в случае форс-мажорных и иных обстоятельств. Гибкость является обязательной характеристикой грамотно выстроенного бюджета фирмы, потому что позволяет оперативно принимать изменения, если обстоятельства меняются.
• Сопоставление плана бюджета и итогового фактического бюджета за отчётный период. Получение отчётов становится возможным в режиме реального времени.
• Упрощение и прозрачность процесса принятия, согласования и утверждения решений по изменениям бюджета. Централизованное управление уменьшает издержки и нецелевое расходование средств.

Автоматизация процесса бюджетирования помогает устранить потери средств, повышает прозрачность всех происходящих бизнес-процессов, затрагивающих финансы предприятия, увеличивает гибкость бюджета, позволяет в любой момент получить исчерпывающую информацию о его состоянии.

Трудности при автоматизации бюджетирования

Автоматизация работы с бюджетом компании в большинстве случаев не проводится сама по себе, а осуществляется либо совместно с автоматизацией управленческих процессов, либо на её базе. Первый этап автоматизации бюджетирования состоит в том, чтобы начать накапливать и заносить в базу данные по бизнес-процессам компании, связанных с исполнением бюджета. После этого появляется возможность для планирования, контроля и анализа.

Прежде чем приступать к поиску программных решений, полезно выстроить структуру бюджета предприятия, внедрить системы сбора данных, выстроить стратегии разработки, принятия и утверждения решений по бюджету. После этого есть смысл заняться выбором программных продуктов.

Само по себе внедрение программы не является волшебным средством для улучшения показателей фирмы, а представляет собой один из этапов на пути к этому. При выборе программного продукта приходится сталкиваться с тем, что:

• Программные продукты дорого стоят. Это относится, в первую очередь, к импортным решениям от зарубежных производителей. Доплата за бренд и известность разработчика в этой ситуации может оказаться весьма заметна.
• Внедрение программ для автоматизации бюджетирования на предприятии предполагает большие затраты. Это и затраты на приобретение программы, но ещё в большей степени – затраты на её обслуживание и настройку. Часто руководитель фирмы «не видит» полной реальной стоимости программы на этапе приобретения, потому что не закладывает в смету обслуживание. В итоге расходы вырастают в разы по сравнению с предполагаемыми.
• Отдельные программы не обладают достаточным функционалом для потребностей фирмы, например не поддерживают прогнозирование. Другие, напротив, обладают слишком широким функционалом, который не будет реально использоваться сотрудниками.
• Почти всегда для настройки и оптимизации программного решения под конкретную фирму нужно привлекать разработчиков, в ряде случаев – создавать IT-отдел, что приводит к постоянным дополнительным затратам.
• Несовместимость программы автоматизации бюджетирования с другими программными решениями является не просто недостатком, но критической проблемой. Ведь чаще всего, как уже говорилось, такая программа встраивается в уже существующую систему управления бизнес-процессами фирмы.

Решение для автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform

Все решения на базе Comindware Business Application Platform доступны по цене, легко встраиваются в систему предприятия и не предполагают сложного обслуживания. Автоматизация бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform предполагает:

• Внедрение продукта без дорогостоящего обслуживания и настройки
• Интеграцию с другими продуктами, в том числе с линейкой 1С
• Интеграция с системой управления сотрудниками, если она уже есть на предприятии
• Отслеживание исполнения расходной и доходной части бюджета
• Оперативное создание заявок на включение затрат в расходную часть бюджета, согласование и утверждение руководством
• Взаимодействие между разными специалистами и отслеживание этапов конкретных заданий не требует переписки или телефонных переговоров сотрудников
• Внесение новых данных происходит через браузер или мобильное приложение, для работы с системой подойдёт любой компьютер или любой смартфон
• Внесение изменений в работу программы можно производить «на лету», без остановки её работы и серьёзных изменений в коде
• Существует возможность хранить данные на отдельном сервере компании либо в облаке, что более доступно по цене

Система автоматизации бюджетирования на базе Comindware Business Application Platform поддерживает три уровня планирования бюджета:

1. Стратегический
2. Тактический
3. Оперативный

Объектом программы являются разделы и статьи бюджета, а также центры финансовой отчётности. Это позволяет не просто сводить воедино данные и цифры, но чётко видеть, как соотносятся конкретные бизнес-процессы с конкретными затратами, а на основании этого делать выводы.

Если вы ищете недорогое, но работающее решение для автоматизации бюджетирования вашей фирмы, попробуйте продукт на базе Comindware Business Application Platform. Закажите демонстрацию бесплатно и оцените все его возможности без ущерба для вашего бюджета.

Большинство предприятий уже используют то или иное программное обеспечение для автоматизации бюджетного управления. При этом все многообразие используемых решений можно условно разделить на два типа:

• Универсальное программное обеспечение (ПО), более или менее пригодное для решения любых экономических задач. Чаще всего используется MS Excel;
• Специализированные программы для бюджетного управления.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

В MS Excel

Однако давайте представим себе бюджетирование в MS Excel.

С открытым документом в режиме редактирования может работать только один пользователь. Это значит, что для одновременной работы всех подразделений, каждому отделу необходимо подготовить отдельную форму бюджета, и в дальнейшем, консолидировать бюджеты руками самостоятельно. Это сама по себе задача не простая. Если помимо статей необходима еще и аналитика, подготовка сводных бюджетов занимает еще больше времени, и в ряде случаев, затраты на подготовку бюджетов перекрывают эффект от их использования.

Получение фактических данных также сопряжено с определенными сложностями, связанными с необходимость ведения двойного учета. Действительно, если какую либо информацию, к примеру, о совершенном платеже можно взять из бухгалтерского учета, который, как правило, уже ведется в специализированных системах, зачем ее отражать второй раз в управленческом? Проще и логичнее переложить эту задачу на плечи системы, которая произведет ее в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам соответствия. К сожалению, Excel без написания сложным макросов такого делать не умеет. Это значит что, для формирования отчетов по управленческому учету информацию придется дублировать.

Формирование самих отчетов в Excel также задача не простая. Во-первых, все отчеты придется рисовать самостоятельно. Во-вторых, заполнение отчетов данными также необходимо произвести вручную. В результате, качество и точность таких отчетов остается на совести человека, который их готовил. Невозможно «провалиться» в ту или иную цифру и посмотреть, как она сформирована, т.к. Excel не поддерживает технологию Drill Down. Это значительно усложняет проверку. Если необходимо проанализировать данные в различных аналитических разрезах, придётся строить несколько отчетов, т.к. Excel не обладает инструментами обработки многомерных массивов данных.

В современных системах для решения этой задачи используются такие технологии как OLAP, применяется, как правило, в западных системах или система компоновки данных (СКД) применяется в российской 1С.

Безопасность данных также может оказаться под угрозой, из-за отсутствия в Excel механизмов разграничения прав доступа к данным.

Безусловно, Excel можно рассматривать как систему ведения управленческого учета, но лишь до тех пор, пока деятельность компании не приобретет определённые масштабы. Из-за низкой масштабируемости Excel при большом объеме информации и сложности бизнеса, требуются совершенно иное подходы.

На российском рынке сейчас довольно широко представлены как российские, так и западные аналоги специализированных .

Системы российских разработчиков вполне могут составить конкуренцию западным, как по функциональным возможностям, так и технологическому уровню, однако, пока значительно уступают им по известности и числу внедрений. Стоимость российских программ и трудозатраты на их внедрение существенно ниже, чем у западных аналогов. Самими доступными остаются системы на базе платформы 1С предприятие 8.

Для того чтобы организовать эффективное бюджетирование и его автоматизацию, требуется чтобы на компьютерах компании была установлена какая-либо . На настоящий момент компаниям и предприятиям предлагается огромный выбор такого программного обеспечения. Попробуем кратко разобраться в самых распространенных программах, которые предлагают их разработчики.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

Да, в этом нет ничего удивительного. Используя Excel вполне можно автоматизировать процесс бюджетирования. Многие предприятия готовят и хранят исходные бюджеты структурных подразделений в данных электронных таблицах. Excel позволяет применять ссылки на внешние файлы данных и применять для вычисления различные формулы.

При этом стоит отметить, что удобной программой для бюджетирования Excel явно не является. И это утверждение можно обосновать следующими фактами:

• наличие огромного количества формул суммирования, что влечет за собой необходимость постоянного отслеживания ссылок на исходные данные бюджетов;
• отсутствие контроля над целостностью данных;
• повышенная сложность анализа данных на промежуточных этапах иерархической лестницы. Другими словами, изначально созданную структуру формул суммирования данных бюджетов невозможно реорганизовать простыми способами;
• наличие строгой привязки ссылок к ячейкам внешних файлов. Стоит только немного выполнить изменение структуры файлов, как тут же в консолидации окажутся неверные данные;
• при попытке исправить предыдущую проблему, методом сбора большого количества данных в одну таблицу, файл становится большого размера.

Система PlanDesigner

Для работы в этой системе необходимо купить серверный компонент. Стоимость приобретения рабочих мест напрямую зависит от требуемой конфигурации и функциональных возможностей.

Из достоинств данного программного обеспечения для автоматизации бюджетирования можно отметить:

• возможность установки клиентской части PlanDesigner на любое количество компьютеров. Приобретенная лицензия ограничивает только количество пользователей, обращающихся к серверу одновременно;
• наличие удобного и интуитивно понятного для специалиста интерфейса;
• вывод на экран монитора только необходимых данных;
• возможность построения детализированной прозрачной схемы бюджетирования на всех стадиях.

По мнению тех, кто работает с этой системой, PlanDesigner действительно отличная программа для бюджетирования, в которой отсутствуют какие-либо недостатки. Идеально подойдет для крупных и средних предприятий.

Bplan

Эту программу легко освоить, она имеет достаточную функциональность, проста в эксплуатации. Так как BPlan устанавливается без каких-либо осложнений, то вызов специалистов, как правило, не требуется. Приступать к работе с этой программой можно сразу после ее установки. Понять и разобраться в интерфейсе будет легче всего тем, кто немного знаком с работой в MS Excel.

В BPlan имеется простая и гибкая настройка модели бюджета. Также имеется возможность выполнять разработку, вносить изменения в бюджетную модель, производить подстройку под изменяющиеся условия ведения бизнеса, предусмотрен ввод новых направлений в уже разработанную структуру бюджета. Кроме того, имеется возможность проведение детализации заданной иерархии на более мелкие элементы.

Из недостатков, по отзывам экспертов, стоит выделить невозможность интегрировать BPlan с другими учетными системами, например, BPlan не работает с «1С». При имеющейся возможности задавать любой параметр аналитик, но при этом невозможно провести корректировку или изменение внешнего вида отчетных документов.

Несмотря на это, с данной программой будет комфортно работать малым компаниям, а также средним компаниям, которые только начали создавать процесс бюджетирования.

Мы рассмотрели всего три программы, позволяющие . Конечно же, серьезное бюджетирование для компании на базе этих решений создать достаточно трудно. Причина в том, что сбор фактических показателей становится очень сложной задачей.

Многим пользователям тяжело контролировать свой домашний бюджет. Чтобы облегчить ситуацию, рекомендуется воспользоваться специализированным софтом. Благодаря специализированной программке вы сможете контролировать не только свои доходы, но и расходы. Функционал программы позволяет расписывать затраты даже на содержание транспортного средства или выплаты по кредиту.

Большая часть приложений создана с учетом того, что пользователь незнаком с бухгалтерской деятельностью. Для эффективного анализа, программы способны строить графики и диаграммы. Остается только выбрать подходящее приложение.

Обзор лучших программ

Чтобы спланировать семейный бюджет, необходима соответствующая программа. На самом деле в глобальной сети можно найти десяток приложений, способных осуществлять планирование доходов и расходов. К самым лучшим программкам можно отнести:

• «Жадюгу»;
• Домашнюю бухгалтерию;
• Домашнюю экономику;

Каждая вышеперечисленная программа для ведения семейного бюджета, отличается друг от друга по функционалу. Поэтому, прежде чем воспользоваться какой-нибудь прогой, рекомендуется произвести анализ функциональности, а также сравнить понравившиеся программки.

Это многофункциональная программа для семейного бюджета. Приложение способно работать со счетами, клиентами и статьями. При желании программкой могут воспользоваться индивидуальные предприниматели. Пользователи, решившие использовать приложение для планирования семейного бюджета, могут не переживать, так как необязательно быть бухгалтером, чтобы разобраться с прогой.

К основным возможностям можно отнести:

• Возможность мультивалютной организации финансовых потоков;
• Групповая обработка данных;
• Построение диаграмм отображающих динамику средств;
• Возможность экспорта отчета в Excel;
• Поддержка составного платежа;
• Резервное копирование данных;
• Возможность печати долговой расписки;
• Обновление курса валют через интернет;
• Настройка внешнего вида программы.

К сожалению, пользователю будет сначала сложно разобраться с программой для учёта средств. Это связано с загруженностью и непродуманностью интерфейса. По внешнему виду приложение можно сравнить с программами, написанными в 90-е года. Конечно, после тщательного изучения с «Домашними финансами» справится каждый, но для этого нужно время.

Бухгалтерия семьи может быть учтена при помощи программы AceMoney. Приложение имеет интуитивно понятный интерфейс, а значит, на изучение функционала не потребуется много времени. АйсМани позволяет создавать банковские, а также наличные счета. Таким образом, можно будет учитывать весь доход и расход. К тому же имеется возможность переводить деньги из одного счета в другой.

Единственное в чем может возникнуть сложность, это терминология, используемая в программке. В остальном, программа для учета средств не имеет недостатков.

В качестве основного функционала можно выделить:

• Планирование бюджета при помощи статей;
• Возможность управления несколькими счетами;
• Установка пароля на программу;
• Резервное копирование;
• Визуализация расходов при помощи графиков;
• Возможность экспорта данных.

С подобной программой бухгалтерия семьи будет всегда проанализирована. К тому же можно сформировать отчет за любой прошедший месяц.

Программа с простым интерфейсом без излишеств. По сравнению с другими программами имеется такой недочет, как неподписанные кнопки. Порой бывает сложно понять, для чего они предназначены. При этом приложение можно настроить так, чтобы при наведении на кнопку появлялась надпись, но только в подвале программы.

Что касается добавления доходов и расходов, то здесь все понятно. Имеется возможность разносить суммы по категориям. Для того чтобы учет семейного бюджета велся более точно, необходимо воспользоваться возможностью добавления информации в такой раздел, как «Долги».

У подобного софта имеется следующий функционал:

• Учет всего семейного бюджета;
• Возможность учета займа у банка;
• Учет должников;
• Работа с неограниченным количеством счетов;
• Возможность поэтапного погашения долга;
• Формирование отчетов в виде текста и диаграмм;
• Создание резервной копии базы;
• Установка пароля на программу.

Следует отметить, что «бухгалтерия семьи» может быть использована, совершено бесплатно в том случае, если общий доход не превышает 8000 рублей.

Если вам хочется, чтобы бухгалтерия семьи всегда была в норме, рекомендуется обратить внимание на такую программу, как «Домашняя бухгалтерия». Приложение занимает лидирующие позиции среди софта, предназначенного для расчета прибыли и затрат.

Семейная бухгалтерия разделяется на следующие вкладки:

• Счета;
• Расходы;
• Планирование;
• Долги;
• Доходы.

Подобное разделение может быть не совсем удобным. У конкурентов расходы и доходы отображаются в одной вкладке. Таким образом, можно понять насколько эффективным будет планирование бюджета.

Основной функционал:

• Создание нескольких учетных записей;
• Учет кредитов;
• Возможность частичного погашения долгов;
• Напоминание о выплате по кредиту;
• Планировщик бюджета;
• Фильтр для быстрого поиска;
• Построение отчетов и их визуализация;
• Возможность сжатия БД;
• Автоматическое обновление.

Бухгалтерия семьи будет всегда подсчитана, остается только скачать программу с официального сайта.

Приложение предназначено для быстрого учета бюджета. Программа занимает лидирующие позиции в своей нише софта. Функционал программки достаточно разнообразен. Что касается интерфейса, то он несложен, но с некоторыми возможностями придется повозиться. Это связано с тем, что не весь функционал вынесен на панель управления. Например, переводы со счета на счет, расположены в меню «Финансы», хотя расходы и доходы можно найти непосредственно на панели управления.

Следует отметить, что скачать бесплатно можно только демо-версию. Для ознакомления этого достаточно. Возможно, кому-то хватит и тех функций, которые имеются в бесплатной версии. Следует отметить, что вы можете редактировать имеющиеся статьи доходов и расходов.

К основным достоинствам программки можно отнести:

• Возможность создания неограниченного количества счетов;
• Планирование своего бюджета;
• Наличие модуля долгов;
• Создание 10 типов отчетов;
• Наличие справочной информации;
• Экспорт данных в Excel;
• Создание резервной копии.

Благодаря глубокому анализу, можно понять, на что стоит потратить больше денег, а отчего лучше отказаться. Программу рекомендуется скачивать с официального сайта.

Многофункциональная программа, позволяющая защитить свой бюджет от ненужных растрат. Программка выполнена в стиле Microsoft Office. Все разделы подписаны, а также оснащены иконками. Чтобы запланировать событие, необходимо воспользоваться органайзером.

Функционал программы:

• Планирование финансовых событий;
• Ведение учета в нескольких счетах;
• Расчет выгодных вкладов с учетом инфляций;
• Возможность просмотра свежих финансовых новостей;
• Составление отчетности.

Программа полностью справляется с поставленной задачей. Единственное о чем стоит помнить, это то, что программа не бесплатная, хотя ее можно скачать и без регистрации на сайте.

Программка объединяет в себе простоту использования и многофункциональность. С управлением справится даже начинающий пользователь. Вы можете настраивать под себя категории расходов и доходов. Не совсем удобно реализован перевод средств между своими счетами, но к этому можно привыкнуть.

По сравнению с другими похожими программами, разработчики мало времени уделяют своему продукту, поэтому обновления выходят крайне редко. Стоит отметить, что программа платная, но в демо-версии доступна большая часть функций. Запрет установлен на планирование.

Функционал достаточно разнообразен, но можно выделить:

• Высокую производительность, благодаря которой расчеты и построение графиков осуществляется за считаные секунды;
• Возможность резервного копирования БД;
• Работа с вкладами и кредитами;
• Экспорт в любой удобный формат;
• Поиск по заданным критериям.

В целом программа может конкурировать с аналогами, к тому же лицензия составляет всего 250 рублей.

Видео обзор программ для ведения семейного бюджета

«Ползучая революция» в системе бумажного делопроизводства в сторону СЭД

Знакомая ситуация: контора или офис компании, множество стеллажей с кипами бумаг, различных папок, огромное количество сотрудников, все действия которых направлены на ведение документооборота и .

Долгие годы в России абсолютно весь документооборот был бумажным. С новой эрой развития IT- технологий стали появляется некие электронные программы, позволяющие относительно автоматизировать ручной труд по ведению документооборота и он стал входить в смешанную фазу. Процесс был запущен: коммерческая деятельность стала использовать . До сегодняшнего дня электронный документооборот в основном ограничивался автоматизацией процесса подготовки, согласования, исполнения документа, по сути, там, где движение жизненного цикла только начинается. С разработкой нового продукта bb workspace в СЭД «жизненный цикл» документа полностью стал электронно - автоматическим.

Многие квалифицированные специалисты старой закалки воскликнут: а зачем нам систему электронного документооборота внедрять в делопроизводство организации, если бумажная документация надежно сохраняет все данные, все расположено по папочкам, не требует переподготовки специалистов… С одной стороны «да», но, сколько необходимо затратить времени на написание в ручную документов, поиск нужного клиента, регистрации и распределение «бумажек» по созданным кожаным файлам, и это не полный перечень тех действий, которые выполняют сотрудники имеющие «бумажное делопроизводство». А при наступлении периода отчетности? Сколько времени требуется на выполнение подготовки соответствующей документации и создание отчета по требуемому стандарту? Использование СЭД позволяет сократить временные, финансовые затраты делопроизводства в значительном объеме. Стало значительно проще выполнять, используя СЭД такие задачи как:

• своевременная обработка всех требуемых документов,
• осуществление контроля над качеством выполняемой работы на всех стадиях движения документа,
• отслеживание местонахождения документов на любой стадии,
• контроль выполнения задач.

Помимо этого, выполнение некоторых действий требующих от сотрудников внимательности стало возможным делать автоматически:

пересылка документов, уведомлений,

сохранение и контроль над документами,

связь между сотрудниками как внутри организации, так и с компаньонами.

Вывод: использование системы bb workspace , которая позволяет грамотно сочетать в себе ведение документооборота в делопроизводстве традиционным способом с электронным, способна любую организацию возвести на новый уровень по организации и систематизированию внутренней деятельности, что соответственно ведет за собой увеличение прибыли. А не к этому ли стремится каждый руководитель?